Page 54 - 《橡塑技术与装备》2022年3期
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橡塑技术与装备 CHINA RUBBER/PLASTICS TECHNOLOGY AND EQUIPMENT
避免推诿塞责和越位捣乱的情况，比如在对外的设计 一半 ”，文字报告的过程就是管理者自我工作检查的
联络、选型选厂的过程中尤其要各司其职、按规矩办 过程，同时也是锻炼和检验管理者工作水平的过程。
事。 报审文件经过相关方逐级表态并得到批准后即成为开
一般项目组织由设备、土建、运营三个前沿分支 展后续工作的命令，或是移交协作方的凭据，文件传
体系组成，另有工艺技术及行政管理体系作为总部后 递审批的过程形成严密的工作链条，指令信息清晰无
援，其中设备和土建两个分支各自形成专业技术和商 误，工作过程环环相扣，凡事有据可查，是不易出现
务两个协作模块，专业技术模块为主导，负责对本专 漏洞的。这与 “ 公文旅行 ” 有本质区别，可防止混水
业的项目子项负责，如方案的合理性及工程质量、进 摸鱼，久而久之，队伍就会养成令行禁止、认真负责、
度、安全、成本等，具体工作包括设计联络、施工管 雷厉风行的团队风格，从长远看并非可有可无。
理、选型选厂的调研、配合商务谈判、技术协议的起 2.5.2 例会沟通需坚持
草确定等 ；商务模块则按照专业技术模块的批准方案 工程例会是必要的项目沟通和决策形式，体现着
进行商务配合，包括伙伴选择、价格谈判、商务合同、 项目管理的严肃性，贯穿项目全过程，要坚持召开。
付款进货等 ；运营分支作为前沿指挥部，为设备和土 根据进度情况选择日会、双日会、周会、双周会等间
建分支提供基础性的管理服务，包括项目组织、公关 隔，日会和双日会等小周期例会主要功能是现场协调，
法务、设计报批协调、财务人事、生活和工作保障等， 可由总负责人指定的人员主持，周会以上的大周期例
并从长期经营角度出发参与到方案规划过程中，还要 会应由总负责人亲自主持，各口要有书面的汇报材料，
组织后期运营的相关准备工作。三个前沿分支是有机 这样可以严肃认真地进行指挥评价，达到有序沟通、
的整体，既要分工明确，又要协作到位，同时作为后 现场拍板、协调步调、统一认识的效果，这种 “ 朝会 ”
援的总部工艺技术和行政管理体系也应有指定的负责 式的例会需要主持人有高超的协调能力、项目的总体
人保持随时支援。 把握能力和绝对的评价决断权力，通过议程中各口的
2.5 运作机制要健全 工作总结、计划汇报、问题协调来暴露和发现问题，
项目队伍组建完成后，相应的运作机制也要同步 对成员的工作状态、能力进行评价，果断处置一些事
到位，形成 “ 一个核心、多路展开、审批定调、会议 态和人员，保证项目的正确方向和积极状态。
统校 ” 的协作模式，达成凝聚力量、一致向前、节点 工程例会要形成严肃明确的纪要文件，经主持人
清晰、稳扎稳打的效果，否则就会矛盾重重、进退失据、 签发至项目各相关方，作为项目下段工作的指导和评
士气低迷、直至项目失控。在国内尚可依靠积极灵活 价依据。
的社会环境弥补粗放管理的不足，但在陌生的海外运 2.5.3 文档格式应统一
作大型项目若仍依赖擦边钻营则是很危险的，迈步海 统一的格式有助于工作协同，比如工作计划表的
外意味着企业层次已走出粗放进入规范、由人治进入 制订，必须采用统一格式便于并表汇总，执行时也易
法治阶段，必须意识到这一点，健全的管理才是王道， 于比对和考核。又如报告文件的格式，必须有背景说
如下一些方面是必要的基础 ： 明、比对分析、建议意见等，而不是 “ 我有这么个事，
2.5.1 审批机制不可少 领导说怎么办？ ”，是就答案申请批示，而不是让上
工程项目是多专业协作的复杂过程，且每一步动 司答题。
作都关乎巨大的投入和后续经营的效果，稍有差弛就 2.5.4 资料归档莫忽视
会造成混乱和损失，所以必须井井有条地推进，严格 公司资信、客户资料、合同协议、设计成果、沟
有序的审批就是有效的把控手段。比如在选型、选厂、 通记录、会议纪要、变更手续等事宜应及时层层归档
定价、签约、付款、接待、调研等对外事务上，以及 整理，这要作为一项纪律执行，以保障项目管理的连
在制订计划、确认技术方案、协调部门合作、资源调 续性和严密性，防止有人混水摸鱼或因个人问题而影
配等内部事务上，签批至项目总负责人是必要的。 响全局，避免组织绑架问题，同时也为项目留下节点
审批应有统一的格式和流程，除日常保障的固定 清晰的全周期资料。
琐碎事务外，项目工作原则上要采用文字报告的形式 2.5.5 信息传递需留痕
报审，有句话叫 “ 形成条理清晰的文字事情就成功了 事务的申请、工作信息的传递交接应该有手续，
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·4· 第 48 卷 第 期
